Electronic Data Interchange

PENJELASAN EDI PERTAMA

A. Definisi
EDI (Electronic Data Interchange)Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
 Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

B. Prinsip Teknologi EDIPrinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

C. Tujuan utamaTujuan utama dari pemakaian teknologi EDI, sebenarnya adalah agar teknologi ini dapat membantu para pelaku bisnis mengkomunikasikan dokumennya dengan pihak lain lebih cepat, akurat dan lebih efisien karena sifatnya yang dapat mengeliminir kesalahan yang diakibatkan proses re-entry dan dapat mengurangi pemakaian kertas, komunikasi dan biaya-biaya lain yang timbul pada metode konvensional sehingga diharapkan dapat menekan biaya-biaya yang tidak diperlukan dan diharapkan dapat meningkatkan laba kepada pemakainya. Apabila proses tersebut terpenuhi, otomatis proses bisnis internal perusahaan tersebut akan menjadi lebih baik, terencana dan pada akhirnya hubungan bisnis dengan pihak lain-pun akan dapat lebih baik juga

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

D. Componen dasar EDI
• Hub (pihak yang memberikan perintah)
• Spoke (pihak yang menerima perintah)
• Computer (sebagai electronic hardware)
• Electronic software

E. Software OS-EDI yang digunakan berupa• Bayan Commerce
• IDX-IDEA
• NextGen-EDI
• RAXINC
• Dll

F. Standard EDI yang belaku saat ini adalah:• SPEC 2000
• ANSI X12 Standard AS dan Canada
• EDIFACT (Standard Eropa)
• IEF
• Dll

G. Kelebihan/keutamaan EDI• Revenue Stream yang baru
• Meningkatkan market (exposure)
• Menurunkan biaya operational (operational cost)
• Memperpendek waktu,automatic
• Mengurangi informasi data yang mengembang
• Meningkatkan supplier management
• Melebarkan jangkawan (global reach)
• Meningkatkan customer loyality (customer service)
• Meningkatkan value chain

H. Syarat dapat dilakukannya proses EDI• Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)
• Scope of agreement (electrical supply service in the cooperative)
• Third-party service provider
• Electonic transaction menyampaikan ke provider)
• Privider melanjutkan ke penerima (spoke) dengan merenspon harga dan jumlah barang
• System operation (merawat dan menjaga system operasional EDI
• Security Procedures (selalu mengikuti prosedur pelaksanaan untuk menghindari masalah
• Tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas
• Bebas dari computer viruses
• Data recovery and retention
• Testing

I. Transmission EDI (pemancaran EDI)• Proper receipt (penyesuaian tanda terima)
• Verification
• Responses transaction
• Transmital yang berlulanga kali

J. Transaction terms (transaksi EDI)• Cooperative CSP tarif
• Convidentialy
• Validity (Enforceability)
• Pihak Hup menyampaikan agreemant ke pihak spoke
• Pihak spoke Aggrement to executed CSP (Competitive
• Service Providers)
• Adanya persetujuan sah

K. Step proses Proper receipt and Verification EDI• Enter claim information (masukkan permintaan data)
• Enter data and complete instruction.
• Data akan di ferifikasi (data and/or attachments
• Transmit Data
• Retrieve and review reports
• Prepare and mail attachments with EDI labels

PENJELASAN EDI KEDUA

EDI merupakan kependekan dari Electronic Data Interchange. Dalam EDI ini dibuat berbagai standar pertukaran data dalam pembuatan PO (purchase order), shipping notice, invoice, payment dan lain sebagainya.  Dengan adanya EDI ini maka customer dapat membuat purchase order, di sisi vendor purchase order ini langsung bisa menjadi sales order, pada saat pengiriman shipping notice langsung dikirimkan ke pelanggan. Aplikasi yang ada di pelanggan langsung mengupdate ke dalam aplikasi ERP (Enterprise Resources Planning) mereka.

Dalam supply chain yang terintegrasi EDI akan membuat proses inventory menjadi sangat efisien. Pembeli datang ke toko, toko menscan barang yang dijual, pada saat scan langsung mengupdate inventory, posisi stock suatu barang kemudian diupdate ke vendor melalui EDI. 
Pada saat mencapai Reorder Point, maka akan digenerate Pourchase Order otomatis ke vendor melalui EDI. Vendor kemudian membuat langkah produksi untuk membuat barang dan mengirimkan barang ke pelanggan sehingga posisi stock barang di pelanggan aman.

Pada contoh di atas vendor dapat memantau stock barang yang dijualnya di retail milik pelanggan. Vendor kemudian akan melakukan aktivitas produksi sesuai posisi stock yang ada di pelanggan. Di sini vendor dapat lebih mudah membuat perencanaan produksi berdasarkan posisi stock di retail pelanggan. Di sisi pelanggan, pelanggan tidak membuat stok yang terlalu banyak, pelanggan hanya perlu stock misalnya untuk kebutuhan satu hari atau dua hari saja dengan demikian bisa mengantisipasi kebutuhan pembeli dan juga menekan biaya penyimpanan barang.

Teknologi EDI dapat membuat supply chain berjalan cepat, otomatis dan sedikit campur tangan manusia. Dengan otomatisasi ini maka mengurangi campur tangan manusia, pengurangan campur tangan manusia ini akan meningkatkan keakuratan dan mengurangi biaya sumber daya manusia. Penggunaan EDI ini akan meningkatkan daya siang, mengurangi biaya dan menambah kepuasan pelanggan.

EDI ini akan disinggung pada pembahasan Operational Management yang berkaitan dengan supply chain, Marketing Management berkaitan dengan daya saing, dan Accounting Information System dalam hal otomatisasi dan keakuratan.  

SUMBER 1

SUMBER 2